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Ne vous faites plus voler vos idées !

Par Adrien Dumonceaux 20/02/2021

Découvrez comment protéger vos idées pour en parler autour de vous ! Nous vous proposons quelques étapes pour bien rédiger votre contrat de confidentialité.

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Nous avons tous des secrets, votre entreprise, votre start-up également.

Nous pouvons citer comme secret :

  • Vos fichiers clients.
  • Votre stratégie commerciale pour acquérir de nouveaux prospects.
  • La liste de logiciels que vous utilisez pour offrir votre solution finale.
  • Vos recettes financières.

La nature de ces informations n’est généralement pas protégée par le droit d’auteur, ni par les marques, ni par le brevet.

Or grâce à vos secrets, vous avez un avantage concurrentiel.

En effet, ils sont essentiels au développement de votre activité.

Vous allez pouvoir protéger ces informations grâce aux secrets d’affaires.

En droit, les secrets d’affaires sont les savoir-faire et les informations commerciales qui ont de la valeur en raison de leur caractère secret, qui ont vocation à rester confidentiels et pour lesquels vous prenez des dispositions raisonnables en vue de les maintenir secrets.

3 conditions sont indispensables pour bénéficier d’une protection par le secret d’affaires :

  • Votre information ne doit pas être connue du grand public.
  • Votre information a de la valeur commerciale.
  • Des mesures raisonnables sont prises afin d’éviter que cette information soit rendue publique.

Si vous souhaitez protéger des secrets de votre entreprise, vous devez donc prendre certaines mesures de protection.

Voici une liste non exhaustive de mesures dites « raisonnables » pour assurer une protection de vos secrets au sein de votre activité :

  • Via des instruments juridiques :
    • Faire signer des clauses de non-concurrence aux employés, aux stagiaires, aux intérimaires, aux free-lances, etc.
    • Signer des accords de confidentialité ou clause sur la confidentialité dans les contrats d’emploi.
    • Rédiger un règlement d’ordre intérieur et le communiquer à tous vos collaborateurs.
    • Prendre des mesures, agir en justice contre les personnes indélicates.
  • Via des contrôles physiques des personnes :
    • Mettre en place des badges d’accès, clôtures, portes verrouillées.
    • Escorter les visiteurs s’ils sont proches d’une zone confidentielle.
    • Installer les laboratoires dans une zone séparée des bâtiments principaux.
    • Mettre en place des gardes (y compris visites d’un service de garde la nuit) ou des employés postés à l’accueil avec obligation pour les visiteurs de décliner leur identité.
  • Via des contrôles par des moyens informatiques :
    • Contrôler les accès variés selon la qualité de l’employé.
    • Mettre en place des identifiants, caméras de surveillance (aux points d’accès), code d’accès pour certaines zones de l’Intranet.
    • Limiter l’usage de clés USB.
    • Mettre en place un monitoring des employés avec blocage d’accès à certains sites web.
  • Mesures quant aux documents ou produits :
    • Apposer un « SECRET », une légende (« copie interdite »), un sceau, etc. sur les documents et notamment les plans de machines, produits, etc.
    • Numéroter les copies.
    • Segmenter la chaîne de production et cloisonner l’information (personne n’a accès à l’ensemble des informations).
    • Demander les retours d’échantillons.
    • Acheter une machine pour détruire les documents confidentiels.
    • Prévoir une poubelle pour les documents confidentiels.

Une des mesures de protection efficace de vos secrets est le contrat de confidentialité ou NDA en anglais.

Ce contrat explique clairement ce qui constitue vos secrets d’affaires, ce qui ne doit pas être communiqué au public et ce qui doit être maintenu confidentiel.

Ces clauses contractuelles permettent donc de sensibiliser vos cocontractants, de faciliter la preuve de ce qui constitue un secret, et enfin de prévoir une indemnisation forfaitaire en cas de violation du secret.

Quatre points à retenir pour rédiger votre propre NDA :

  • Identifier le contexte.
  • Définir clairement l’information confidentielle.
  • Décrire la protection
  • Dissuader pour éviter divulgation publique.

Télécharger gratuitement notre modèle de contrat de confidentialité.

L’identification du contexte

C’est expliquer la situation dans laquelle vous vous trouvez et le pourquoi vous signez un accord de confidentialité.

Nous avons besoin d’un contrat de confidentialité dans toute une série de situations :

  • Validation de l’idée sur le terrain.
  • Recrutement de personnel.
  • Relation avec le client.
  • Partenariat.
  • Levée de fond.

Validation de l’idée sur le terrain

Lorsque vous validez votre idée sur le terrain, vous allez être face à vos futurs early adopters, vos futurs clients.

Vous allez leur expliquer votre projet, leur poser toute une série de questions pour sentir leur besoin et tester le marché.

Lors de ces échanges, il se peut que des secrets de fabrication soient dévoilés, il est donc utile de signer un accord de confidentialité avec eux.

Si vous travaillez de manière agile, vous allez réaliser des tests utilisateurs. Ces utilisateurs vont tester votre future application et les services qui en découlent.

Sur base de ces tests, vous allez recevoir des feedbacks pour améliorer votre solution.

Vous pouvez demander à ces bêta-testeurs de signer un NDA également.

Recrutement d’un free-lance, employé

Lorsque vous engagez un free-lance ou un employé, cette personne va participer avec vous aux réunions au sein d’activité. Elle va accéder à des documents.

Exemple : Un listing client, votre stratégie commerciale pour atteindre de nouveaux clients, etc.

Il est donc nécessaire de lui faire signer un NDA en plus d’un contrat de travail ou d’une prestation de service.

Vous pouvez également inscrire dans le contrat de travail ou de prestation de service cette clause de confidentialité.

Il est crucial qu’un de vos (ex-)employés ne communique pas vos informations confidentielles à votre concurrent.

Relation avec votre client

Si vous proposez ou fournissez des services à un client, il se peut qu’il ait accès à des tarifs, à des promotions non publiées, à des avantages exclusifs que vous proposez pour fournir votre service.

Vous aimeriez peut-être garder cela secret et qu’un autre client n’ait pas accès à cette information.

Dans ce cadre, vous pouvez également signer un NDA avec votre client.

Exemple : Des marques de voiture de luxe organisent régulièrement des évènements privés et exclusifs. Lors de ces événements, elles présentent leur futur modèle à des clients fortunés.

Ces marques font signer un NDA aux visiteurs. La marque interdit toute prise de photo lors de l’évènement.

Ces mesures sont prises afin d’éviter toute fuite et prise de photo du nouveau modèle présenté.

Relations avec votre fournisseur ou un futur collaborateur

Un exemple fréquent d’opérations, tiré de la pratique, est la négociation d’un contrat ou d’un partenariat commercial.

Exemple : Vous avez créé une nouvelle boisson énergisante qui permet de guérir de la gueule de bois. Vous la vendez en Belgique, mais vous souhaitez la vendre en Allemagne également.

Vous ne connaissez pas trop le marché allemand, vous allez demander à une autre personne de distribuer le produit pour vous en Allemagne.

Cette personne parle bien l’allemand, connait bien les habitudes alimentaires (boissons) des Allemands. Il a également un entrepôt pour stocker la marchandise pour le territoire allemand.

Avant la conclusion de ce contrat de distribution avec votre partenaire allemand, il y aura des négociations.

Les négociations porteront par exemple sur la commission du distributeur, la gestion des stocks, la logistique, la recette pour fabriquer la boisson, la stratégie financière.

Il est utile de couvrir la période de négociation par un contrat de confidentialité.

Relation avec un investisseur

Avant d’injecter de l’argent dans votre projet, un investisseur souhaitera accéder à certaines informations, notamment financières.

Il souhaitera prendre connaissance de votre comptabilité, de vos différents actifs, de votre plan financier, de votre business modèle.

Il est utile d’encadrer cette phase d’investissement d’un NDA. Si l’investissement n’aboutit pas, il faut éviter que cet investisseur n’aille trouver une autre start-up concurrente et lui divulgue vos secrets.

Attention tout de même à proposer un NDA à un investisseur. En effet, certains investisseurs, notamment les VC, pourraient mal le prendre.

S’ils reçoivent des projets, une demande de financement accompagné d’un NDA, certains VC refusent directement votre demande.

Ils considèrent qu’il n’y a pas le minium de confiance qui est déjà présente, puisque vous leur proposez d’emblée un contrat de confidentialité.

Les VC n’ont pas le temps de copier vos idées, leur business model est d’investir et de partir quelques années plus tard avec la cerise sur le gâteau.

Définir clairement l’information confidentielle

C’est indiquer, écrire clairement votre secret.

L’information confidentielle comprend généralement :

  • Les données techniques d’un produit.
  • Des plans d’une machine.
  • Les idées futures de produits.
  • La structure des prix (le pourquoi vous avez décidé de fixer ce pricing).
  • Un listing de technologies utilisées dans pour votre logiciel informatique.
  • Les pistes de vente (c’est-à-dire comment vous prospectez, quel est votre cout d’acquisition d’un client, etc.).
  • Une liste de clients.

Décrire la protection

La description de la protection indique :

  • Le type de support sur lequel les informations confidentielles sont remises.
    • Échanges de courriels, de mails.
    • Upload sur un cloud sécurisé.
    • Une clé USB.
    • Un plan.
    • Une base de données.
    • Des dessins.
    • Schémas sur papiers. Si les informations soumises à l’obligation de confidentialité sont communiquées sur un support écrit, il conviendra de prévoir que celui-ci portera une mention « confidentiel ». Ce support permet d’identifier les informations couvertes par l’obligation de confidentialité.
  • La durée pendant laquelle vous devez garder les informations secrètes. Il est conseillé de noter que les clauses resteront valables même s’il n’y a plus de lien contractuel, quelle qu’en soit la raison. Une durée peut être spécifiquement prévue à cet effet. On peut prévoir une période de 2 à 5 ans en général.
  • Le point de départ de la période de protection. Ce délai peut commencer à courir au moment de la divulgation du secret.
  • Les mesures raisonnables que vous mettez en place pour protéger l’information confidentielle.
  • Les personnes autorisées à recevoir des informations confidentielles.
  • La procédure de restitution ou de destruction des informations confidentielles. Vous pouvez indiquer le nom de la personne qui va supprimer les fichiers sur le cloud par exemple.

Dissuader pour éviter une divulgation publique

Pour rendre vos contrats de confidentialité plus efficace :

  • Fixer dans votre contrat des indemnités forfaitaires. C’est en quelque sorte des amendes si quelqu’un divulgue des informations confidentielles. Ce sont des sanctions pécuniaires.
  • Mettre en place des obligations mutuelles. Si chacune des parties va divulguer des informations confidentielles, cela a pour effet d’inciter les parties à respecter chacune leurs obligations. Elles vont chacune avoir quelque chose à perdre au cas où des informations sont divulguées par l’autre partie.

Que devez-vous faire s’il y a tout de même divulgation, que la personne n’a pas respecté l’accord de confidentialité ?

Vous avez la possibilité d’introduire une procédure judiciaire. Cette procédure judiciaire a pour objectif d’obtenir des réparations du préjudice que vous avez subi.

Exemple : Vous n’avez pas pu être le premier sur le marché, la perte de bénéfices liée à la vente une solution, etc.

Le juge peut :

  • Décider la cessation, l’interdiction, l’utilisation ou la divulgation des secrets d’affaires.
  • Exiger de la destruction de documents.
  • Ordonner l’interdiction de production, d’une mise sur le marché, une importation, une exportation des produits.

Le tribunal de l’entreprise (anciennement appelé tribunal du commerce) a une compétence dite « exclusive » pour régler les problèmes concernant le secret d’affaires, la confidentialité de vos informations.

Une action en cessation est également possible, celle-ci est formée et instruite selon les formes du référé.

Contactez un avocat compétent pour vous aider dans votre procédure judiciaire relative à la violation du secret d’affaires.

Comment choisir entre un brevet et un secret d’affaires ?

Est-ce que vous sentez que votre invention n’est pas vraiment une invention ?

  • Si oui, choisir secret de savoir d’affaires.

Est-ce que vous êtes à l’aise de garder secret votre invention, idée ?

  • Si oui, choisir secret de savoir-faire.

Est-ce que vous pouvez détecter aisément la contrefaçon, que l’on vous copie ?

  • Si oui, brevet.
  • Sinon, secret d’affaires.
  • Exemple : Vous produisez des éponges. Vous avez mis en place un procédé qui la rend plus résistance à l’eau. Pour la rendre plus résistante, vous devez la chauffer à 200 degrés pendant trois minutes, la geler pendant ¾ d’heure, etc. Quand vous lui faites subir ce traitement, cette éponge absorbe mieux l’eau. Est que vous allez la breveter ? Il ne vaut mieux pas parce que rien ne dit que votre concurrent fait subir à votre éponge le même processus sur l’éponge.

Y a-t-il un grand nombre de concurrents présents sur votre marché ?

  • Si oui, se tourner vers la protection qu’offre le brevet.

Avez-vous des moyens financiers importants ?

  • Un brevet coûte cher, et cela du début jusqu’à la fin de la durée de protection (20 ans). C’est une charge financière importante pour une PME ou une start-up.

Découvrir notre podcast sur la confidentialité :

Sources

Directive 2016/943 du Parlement européen et du Conseil du 8 juin 2016 sur la protection des savoir-faire et des informations commerciales non divulgués (secrets d’affaires) contre l’obtention, l’utilisation et la divulgation illicites, J.O., L 157 du 15 juillet 2016. Disponible ici.

Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des secrets d’affaires, M.B.,14 août 2018. Disponible ici.

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